Случвало ли Ви се е писмата Ви да попадат в СПАМ?

Тук няма да говорим за масово разпращане на писма и директен мейлинг, а за обикновена бизнес комуникация по e-mail. Дори пишейки си писма с Вашите клиенти и партньори е възможно те да попадат в СПАМ. Съдържанието на писмото, текстът и картинките, често сапричината за това.

В тази кратка статия ще изключим другите фактори за това, писмата Ви да попадат в СПАМ и ще се фокусираме върху дъдържанието им.

Наличие на подозрителни думи в текста

СПАМ защитите проверяват съдържанието на писмото за определени подозрителни думи. Към момента тези думи са предимно на английски език например buy, viagra, pill, online pharmacy и много други.

Чрез мейл филтрите обаче, всеки потребител може да посочи други думи, по които да се филтрират писмата, включително на български език като „ЗЕТ“, „непоискано“, „търговско съобщение“, „непоискано търговско съобщение“, „нашата база данни“, „закупена база данни“ и други. По този начин се защитават от истинския СПАМ. Тази защита обаче може да изиграе лоша шега в писмо, в което някоя от тези думи се използва в друг контекст.

Недобро използване на изображенията в писмото

СПАМ защитите проверяват изображенията и снимките в писмото Ви. Ако попадате в някоя от посочените по-долу категории, най-вероятно е, писмата Ви да не достигат получателя си.

• Цялото писмо представлява само едно изображение, без текст.
• Има прекалено много изображения или са с прекалено голям размер.
• Размерът на писмото и изображенията в него е прекалено голям.

Писмото Ви е с тема (subject), която може да бъде отчетена като СПАМ

Темата на писмото е първото нещо, което получателят вижда. Поради това в нея трябва да има кратко, точно и ясно описание на съдържанието, така че получателят да разбере за какво е писмото. Както при съдържанието, така и при темата на писмото важат същите съвети и добри практики. Това, което написахме по-горе за текста в съдържанието на писмото важи и тук, но не само. Писмата Ви могат да попадат в СПАМ, ако:

• Темата е изписана изцяло от главни букви.
• Съдържа множество удивителни знаци!!!
• В темата има много иконки (emoji).

Наличие на код в писмото

Много често копирате съдържанието на писмото от сайт или друг документ. С видимото съдържание се копира и код, който в някои случаи може да се счете за зловреден от спам защитите. Затова избягвайте да копирате съдържание от непроверени източници.

Препратките в писмото също са код. Ако препращате хората към рискови и непроверени сайтове, писмото Ви също се тълкува като рисково и попада… в СПАМ.

Избягвайте да изпращате:

• Препратки, водещи към чужди сайтове, които изискват попълване на лична и чувствителна потребителска информация.
• Препратки към сайтове, чиито домейни са добавени в черни списъци.
• Съкратени URL адреси (URL shortening), които може да се приемат като опит да скриете реалния уеб адрес на сайта.
• HTML форми, JavaScript код или вмъкнати обекти (Flash, ActiveX).

Какво трябва да направите, за да минимизирате риска писмата Ви да попадат в СПАМ? Просто избягвайте гореописаните случаи и се придържайте към следните съвети:

Препоръки за съдържанието на писмото:

• Използвайте минимален брой изображения и с малки размери (kB, а не MB).
• Помислете върху оптимизиране на писмото за мобилните потребители.
• Не е препоръчително използването на изображение като фон за цялото писмо.
• Придържайте се към поставянето на повече текст, спрямо изображения в писмото.
• Използвайте чист шрифт с нормална големина и цвят. Не прекалявайте с визуалната украса на текста
• Ако се налага прикачване на голям по размер файл, качете го в сайта си или в подходяща услуга за споделяне на файлове. След това изпратете препратка към него в писмото.
• Някои имейл клиенти и услуги блокират показването на изображенията в писмата по подразбиране. Това означава, че дори да няма проблем със самата картинка, тя може и да не се покаже при получателя. Затова използвайте изображенията за подсилване на импресия, а не за предоставяне на важна информация.
• Има определени типове файлове, които се считат за особено опасни и почти всяка СПАМ защита би маркирала писмото като СПАМ. Това са файлове, които биха могли да се изпълнят на устройството на получателя и да нанесат вреда. Ако в писмото се съдържа прикачен файл от типа exe, bat, cmd, jar, msi или друг подобен, писмото със сигурност ще се маркира като СПАМ от получателя. Ако трябва да изпратите такъв файл, задължително го архивирайте. А най-добре го качете в подходяща услуга за споделяне на файлове и изпратете само препратка към него.

Ако и това не помага?

Ако нито една от посочени причини в тази статия не е повод за маркирането на писмата като СПАМ, тогава може да има нещо специфично, което се отнася само за даден имейл доставчик. Различните имейл услуги като Gmail, АБВ поща и други, използват различни СПАМ защити и начини за определяне на писмата като СПАМ. Ако писмата се маркират като СПАМ при един доставчик на мейл услуги, а при друг не, може да прегледате специфичните характеристики на СПАМ защитата на дадената мейл услуга например:

• Gmail: Bulk Senders Guidelines
• AOL: Technical and Policy Requirements for sending Mail to AOL
• Outlook: Policies, Practices, and Guidelines
• Yahoo!: Bulk email industry standards and best practices
• АБВ Поща: Указания за подателите на масови имейли

Освен тези общи причини, които разгледахме, възможно е във Вашия случай да е нещо по-специфично. Но не се притеснявайте, винаги можем да намерим разрешение на проблема Ви след подробен анализ на ситуацията!

Ако имате въпроси, ще се радваме да Ви помогнем. Можете да ни пишете от формата по-долу, или да разгледате проектите, които сме реализирали скоро и мненията на клиентите ни за нас.